Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

SmartTask is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in jouw account en werkplek. Vragen of verzoeken kun je sturen via het account, of via het contactadres op de website.

Welke gegevens we verwerken

Account: e-mailadres, eventueel een wachtwoordhash, eventueel tweestapsverificatie, naam van de organisatie en de rol van teamleden.

Wachtlijst: als je je aanmeldt voordat de dienst open is, bewaren we je voornaam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer. Die gegevens worden versleuteld opgeslagen. We gebruiken ze alleen om je te laten weten wanneer je kunt beginnen.

Werkplek: taken, klanten, notities, offertes, agenda-afspraken en activiteiten die jij of je team invoert.

Betalen: als je een plan koopt, bewaren we factuurgegevens, abonnementsstatus en het Mollie-klant- en betaal-id. Mollie verwerkt de betaling zelf; wij slaan geen kaartnummers op.

Koppelingen: als je Exact, Rompslomp, Google, Microsoft of een eigen mailserver koppelt, bewaren we de tokens of inloggegevens die nodig zijn om die koppeling te laten werken. Die gegevens worden versleuteld opgeslagen.

Technisch: sessie, beveiligingslogs en het tijdstip waarop je release-notes hebt gezien.

Waarom we dat doen

We verwerken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren: inloggen, taken en offertes bewaren, mail en agenda synchroniseren, en het team laten samenwerken. Aanmeldingen op de wachtlijst verwerken we op basis van jouw toestemming.

AI-opdrachten gebruik je zelf. De invoer die je aan de assistent geeft, wordt gebruikt om een voorstel te maken. Jij keurt onomkeerbare stappen goed voordat ze worden uitgevoerd.

Delen met anderen

We verkopen geen gegevens. We delen alleen wat nodig is met de diensten die jij koppelt: Exact Online, Rompslomp, Google, Microsoft of jouw eigen mailhost. Die partijen verwerken dan volgens hun eigen voorwaarden.

Betalingen lopen via Mollie B.V. Mollie krijgt e-mailadres, organisatienaam en het te betalen bedrag. Hosting, e-mail voor inlogcodes en vergelijkbare technische verwerkers krijgen alleen wat zij nodig hebben om de dienst te leveren.

Bewaartermijn

Account- en werkplekgegevens blijven bewaard zolang de organisatie actief is. Een lege werkplek (geen taken, klanten, afspraken of koppelingen) zonder actieve sessie wordt na 30 dagen verwijderd. Een account zonder bevestigd e-mailadres en zonder lidmaatschap na 7 dagen. Afgeronde taken archiveren we na 12 maanden, stille klanten na 24 maanden.

Wachtlijstgegevens blijven bewaard tot je om verwijdering vraagt, of tot we je hebben laten weten dat je kunt starten en de lijst niet meer nodig is.

Na verwijdering van het account of volgens dit retentiebeleid worden gegevens gewist, tenzij we wettelijk langer moeten bewaren.

Koppelingstokens verdwijnen meteen als je een koppeling ontkoppelt.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen, en je kunt een kopie vragen. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor verzoeken gebruik je het account of het contactadres op de website.